ToDoとスケジュールを区別して、1日の予定を立てる方法
Kawauso予定が崩れにくくなるシンプルな実行設計
1日の予定を立てたはずなのに、
気づくと何も終わっていない。
その原因は、
やること（ToDo）と時間（スケジュール）を混ぜて考えていることがほとんどです。
この記事では、
ToDoとスケジュールをきちんと区別して、
無理なく回る1日の予定を作る方法をまとめます。
結論を先に
ToDoは「やること」、スケジュールは「動かせない時間」。
この2つを分けるだけで、1日の予定は崩れにくくなります。
難しい管理方法は使いません。
なぜ予定は崩れるのか
多くの人の1日の予定は、こんな状態です。
- 10:00 会議
- 11:00 資料作成
- 13:00 メール対応
- 15:00 会議
- 16:00 資料修正
一見きれいですが、
ここには大きな問題があります。
「やること」が、時間に固定されすぎている
会議が5分延びただけで、
後ろがすべて崩れます。
これは計画が下手なのではなく、
設計が合っていないだけです。
まず考え方を分ける
1日の予定を立てる前に、
やることを2種類に分けます。
① スケジュール（動かせない）
- 会議
- 打ち合わせ
- 締切が決まっている予定
- 他人が関わる時間
👉 時間が先に決まっているもの
② ToDo（動かせる）
- 資料作成
- メール対応
- 調べもの
- 思考が必要な作業
👉 時間はあとから決められるもの
この区別が、すべての土台になります。
ステップ① 先に「スケジュール」だけを入れる
まず、1日の予定表に入れるのは
スケジュールだけです。
やること
- 会議・打ち合わせを全部入れる
- 移動や準備時間も含める
ここでは、
ToDoは一切入れません。
目的は
「自由に使える時間がどれくらいあるか」を知ること
です。
ステップ② ToDoは「時間に置かない」
次に、ToDoを書き出します。
ここでのポイントは、
何時にやるかを決めない
ことです。
書く内容
- 今日やりたいToDo
- 多くても3〜5個まで
例：
- 資料の目次を作る
- メール返信
- 会議内容の整理
この段階では、
順番も時間も不要です。
ステップ③ スケジュールの「すき間」にToDoを差し込む
ここで初めて、
ToDoと時間を結びつけます。
やり方はシンプルです。
- 会議と会議の間
- まとまった空き時間
に、
1つずつToDoを置くだけ。
重要なのは、
- 1枠に1ToDo
- 余白を残す
ことです。
全部埋めません。
ステップ④ 予定に「余白」を残す
予定が崩れる最大の原因は、
余白がゼロなことです。
なので、あらかじめこう考えます。
- 全部は終わらない前提
- 2〜3割は崩れる前提
余白があることで、
- 割り込みに耐えられる
- 予定がズレても立て直せる
ようになります。
このやり方が効く理由
- 動かせないもの（スケジュール）を先に固定
- 動かせるもの（ToDo）はあとから調整
- 時間に縛りすぎない
つまり、
「崩れない予定」を作っている
ということです。
予定通りにやるためではなく、
破綻しないための設計です。
今日からやること（これだけ）
次に1日の予定を立てるときは👇
- 会議などのスケジュールだけ入れる
- 今日のToDoを3〜5個書く
- 空き時間に1つずつ差し込む
- 全部埋めない
これで十分です。
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（※内部リンクをここに設置）
まとめ
- ToDoとスケジュールは別物
- 先にスケジュール、あとでToDo
- 全部を時間に縛らない
- 余白が予定を守る
予定は、守るために詰めるのではなく、崩れないように作る
